A experiência do Home Office, 70% dos gestores estão preocupados com o “Foco”

Vamos explorar a verdadeira experiência do home office versus a expectativa da empresa, do profissional e da família. De repente fomos levados a trabalhar em nossas casas e não estávamos preparados. Quais são os impactos percebidos?

O dia era 11/03/2020, acordamos e como todos os dias saímos para o trabalho. Na hora do almoço nos deparamos com reportagens dizendo que a OMS havia declarado pandemia de corona vírus. Mas, precisamente o que isto significava de prático na vida das pessoas se já estávamos em alerta há algumas semanas? De prático, daquele dia adiante os governos endureceram o combate ao vírus ampliando o processo de isolamento social, empresas criaram planos baseados em três fases (cuidar das pessoas, cuidar das finanças, cuidar do retorno) e as pessoas foram impactadas com os seus filhos fora da escola, diversas escolas entraram em home schooling ou férias forçadas e os pais sem ter com quem deixar seus filhos. Além disso, as pessoas precisaram se estruturar para criar um ambiente propício ao trabalho remoto, cheias de incertezas e inseguranças quanto ao emprego e sobre o futuro da empresa.

A partir deste dia 11/03 o mundo não seria mais o mesmo, definitivamente.

A contaminação crescendo exponencialmente pelo mundo numa onda gigantesca vinda do epicentro da pandemia à época, a província de Wuhan. Víamos a Europa sendo altamente impactada e lutando contra uma força invisível e até então pouco controlável, algo que em breve chegaria às Américas. Na atualidade (JUN 20) as Américas são o epicentro da crise, quase dois meses depois do começo de todo este processo.

Todos nós fomos impactados. O processo de trabalhar em casa vem deixando empresas, os seus gestores e funcionários altamente envolvidos em encontrar soluções interessantes e inovadoras para o trabalho remoto, porém continuamente preocupados com o resultado de curto prazo. Vejamos os principais pontos:

1. Ergonomia. Pessoas foram trabalhar em suas casas e muitas não tinham o preparo adequado que o seu escritório oferece, como: Cadeiras ajustáveis, mesas com a altura e apoio para braços e pernas, iluminação adequada e ambiente propício ao trabalho. Sem falar na parte tecnológica de rede, computação pessoal e impressora. (Sim, ainda precisamos de papel e tinta no Brasil, e muito!)
   • Algumas empresas estão fornecendo cadeiras do próprio escritório para que os funcionários possam trabalhar de suas casas, ex.: Nubank, (leia a matéria no link)
   • Sei de empresas que pagam uma ajuda de custo aos funcionários para comprarem cadeiras, pagarem infraestrutura de rede, impressora, papel, etc. Já faziam isto antes e agora farão muito mais, pois pretendem manter o modelo de home office quando a crise passar.
   • Para motivar as pessoas, vejo diversos posts nas mídias sociais de empresas enviando mimos para os funcionários se sentirem acolhidos e queridos durante este processo, se trata de uma forma interessante de manter os profissionais focados e menos inseguros.
2. Work-life Balance. Muitos demoraram a encontrar um modelo de vida entre o trabalho e a vida pessoal que fosse equilibrado e agora tudo estava unido de tal maneira que necessitam de algo diferente para gerenciarem as suas vidas. Como não se distrair? Como não perder eficiência, produtividade e foco?
   • De repente as pessoas estão em um processo em que precisam se preocupar de forma extrema com sua saúde e de sua família, se preocupar com a saúde da empresa e se preocupar em executar o seu trabalho de forma adequada. Na maioria das vezes sem ferramentas, sem suporte adequado da empresa e sem treinamento algum para gerenciar o seu trabalho remotamente.
   • De repente tudo ficou mais complicado, falar com clientes e colegas somente com hora marcada e de forma virtual. A rede cai, o sinal é ruim, minha vida está exposta para todos via áudio e vídeo, barulho de cachorro, crianças, liquidificador e muitos outros. Vem a dúvida, será que preciso me arrumar como antes? E os horários? Qual o protocolo a ser seguido? O que vamos comer? Quem irá ao mercado, a que horas?
3. Isolamento. Tínhamos o convício com os chefes, colegas, clientes e agora estamos todos isolados. Qual o efeito disto em nossas mentes e como continuar socialmente ativo no trabalho e na vida pessoal?
   • O trabalho de repente triplicou, afinal tudo ficou acessível virtualmente, mas com dificuldades grandes de controle de horário e qualidade das conversas.
   • Não tem mais clube, não tem praia, não tem mais a casa do campo. Como entreter a todos com o mínimo de locomoção? Como resgatar o mesmo espaço para trabalhar com foco e tranquilidade? As crianças ativas querem sua atenção, afinal estão todos em casa e elas não entendem você não poder falar se está presente, o que fazer?
   • Meu chefe não me liga, será que está tudo bem? Estamos no escuro, a comunicação não é boa!
   • Sua cabeça não pára de funcionar nem quando se deita. Preocupações intensas incorrem e você não sabe o que fazer. Será que tenho reservas emergenciais suficientes? Quanto tempo levará para normalizar? O que preciso fazer para manter minha produtividade em alta? Amigos sendo demitidos pedem ajuda, nossa que confusão!

Conversando com alguns amigos gestores, acreditamos que o grande impacto deste processo principalmente para os gestores é a manutenção do foco no trabalho e atividades pelos profissionais tamanha a quantidade de incertezas. Pelo menos 70% dos gestores têm preocupações fortes nesta area. Pessoas impactadas com Ergonomia, Work-Life Balance e fatores provenientes do Isolamento se vêem envolvidas em gerenciar estes três pontos de forma muito dura, gerando distração com impacto direto na produtividade.

Qual o desafio dos gestores então, análise da causa e efeito:

1. Ergonomia. Se trata de saúde do profissional, o que pode acarretar em gastos maiores com plano de saúde, afastamento das pessoas gerando improdutividade e impacto nos resultados, além de processos futuros para a empresa.
   • Empresas que possuam condições de prover mobiliário e treinamento para os funcionários, farão toda a diferença, se trata de economizar e não perder dinheiro. Gestores com visão de longo prazo já perceberam e estão investindo.
   • Investimento em disponibilização de profissionais especializados com o tema de saúde mental é fundamental e que seja extensivo também para os cônjuges.
2. Work-Life Balance. Levará um tempo para reequilibrar as coisas. As pessoas precisam deste tempo e os gestores precisam ajudar as pessoas, através de métodos eficientes (cartilhas, planos, mecanismos). A empresa precisa prover isto às pessoas e se possível colocar o RH e psicólogos à disposição.
   • Empresas e seus gestores precisam trabalhar a flexibilidade de horário e entenderem a situação dos profissionais de uma forma ampla. Gestores com menos profissionais sob sua responsabilidade precisam conhecer a realidade de cada um detalhadamente e apoiar com plano individual.
   • Não dá para pensar em equilíbrio sem comunicação sincera, clara, objetiva e constante. Feedback e direcionar o rumo dos trabalhos é papel do gestor de pessoas e este precisa fazer isto mais do que nunca agora para não haver distrações e impactos na saúde mental das pessoas.
3. Isolamento. Pessoas estão longe dos colegas, dos chefes, dos amigos e da família em alguns casos. O fator emocional é sério, é grave e precisa de atenção dos gestores
   • Envolver os profissionais no plano de recuperação da empresa de forma efetiva, criando ações prioritárias com a participação de todos
   • Se envolverem juntos em ações para a comunidade, de novo, com participação de todos. Neste momento isto é fundamental, pois ajudará a saúde mental dos profissionais, a do gestor, além de alavancar a marca da empresa na sociedade. O que não falta são necessidades sociais, é só olhar para o lado, ou buscar apoio com as Organizações sem Fins Lucrativos dedicadas a estas causas.
   • Se trata de um momento que passará e que todos estão impactados. Logo o gestor, a empresa e os funcionários estão no mesmo barco e precisam se sentir assim. O gestor também tem suas inseguranças causadas pelo isolamento e precisa cuidar do seu psicológico antes de ajudar aos outros. Se está impactado, precisa procurar ajuda imediata.

Algumas tecnologias que podem auxiliar nesta gestão:

a. Continue a criar seguimentos operacionais para ver, comunicar e interagir com seu time. Utilize uma linguagem simples, calma e conforte a todos sempre que possível. Veja o post deste blog sobre Sessões virtuais.
b. Anote as opiniões dos participantes em algum aplicativo de texto, crie uma ata, compartilhe e crie um plano. Costumo utilizar uma aplicação chamada Trello para organizar o trabalho e criar visão dos próximos passos. Utilize as sessões virtuais para mudar a mente dos funcionários em relação ao futuro (habilidades a serem aprendidas, planos de carreira …). Por fim, utilize o método de visualização para criar a visão que precisa sobre os fatos. Nada mais é do que desenhar, criar esquemas, fluxos, enfim, colocar para o papel o que seu cérebro está produzindo de informação. Eu gosto de usar a ferramenta de Mapeamento mental chamada MindMeister a qual ajuda a organizar de forma colaborativa, até compartilhar.
c. Mantenha a calma e tente entender qualquer feedback negativo dos profissionais diretos antes de tomar qualquer ação, vá a fundo na causa antes de escolher o efeito. Aqui o processo de entrevista periódica vai bem, utilize métodos conhecidos de coach e entrevista para tirar o máximo de informações que estejam gerando fatores negativos e que precisam ser ajustados. Iniciativas interessantes que tenho visto são sessões de troca de experiências entre as pessoas, às vezes a solução está embaixo de nossos narizes e não vemos.
d. Forneça saídas para os funcionários socializarem, como número de horas felizes durante o dia, exercícios virtuais, reservar um horário para conversar, etc. De novo as tecnologias de reunião virtual, happy hours virtuais, dinâmicas de grupo, enfim, qualquer metodologia será bem-vinda. Grave vídeos motivacionais e envie para seus profissionais, estimule a criação de um grupo de troca de mensagens para gerar experiências, inovações e bons momentos. Veja o post sobre Ansiedade, há dicas interessantes de ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar neste processo.

Concluindo, em tempos de crise e com o home office em alta sendo a única saída, o que mais impacta é a manutenção do foco. Para isso o gestor precisará ajudar as pessoas, a si próprio e a seus colegas. Não será fácil, ninguém disse que seria e de verdade ninguém estava pronto. A verdade disto tudo é que sairemos mais conectados, mais empáticos, mais conscientes de nossas fragilidades e de nossas forças. Solidariedade hoje, para termos prosperidade amanhã!