Ultimamente muito se tem discutido sobre as reuniões remotas e sobre como interagir com o mundo durante este período de confinamento pela pandemia do COVID-19.
O uso da tecnologia para realizar reunião virtual tem sido preponderante para que as pessoas possam se conectar, seja para assuntos profissionais e, quem diria, para temas pessoais. O distanciamento entre as pessoas precisa ser mantido por questões de saúde, mas, não necessariamente precisa ser absoluto, e é aí que a tecnologia aparece como aliada.
Por que usar um aplicativo de Virtual Meeting?
- Porque simplesmente a vida precisa continuar, os negócios precisam prosperar.
- Porque a família, principalmente os idosos, precisam interagir com os seus familiares, mesmo que seja à distância. Isto ajuda para que não se sintam sozinhos e longe da família.
- Porque as relações de amizade precisam ser cultivadas, mantidas, precisamos saber se nossos amigos estão bem e se precisam de algum apoio.
Estes aplicativos que antes eram basicamente usados para redução de custos com viagens, e-Learning e para evitar deslocamentos entre empresas, agora são fundamentais para o ambiente de Home Office amplamente difundido pelo mercado nos últimos meses. As reuniões antes de 1 ou 2 horas, agora são mais objetivas, 30 minutos, 40 minutos no máximo, ou seja, em princípio deveriam ser mais produtivas, certo? Errado, nem sempre. Um fenômeno tem ocorrido e merece atenção. As reuniões se tornaram constantes e simultâneas, se faz reunião para qualquer coisa. O que poderia ser resolvido através de uma ligação simples, do uso de um messenger, ou do e-mail, viraram reuniões virtuais. Este “exagero” pelo “agora”, vem aumentando o workload de forma excessiva para todos. Este novo modelo, forçado pela pandemia, criou algo insustentável, mas como é início e muitos executivos já estão realizando este dito fenômeno, acredita-se que será equilibrado em breve através do bom senso.
Algumas dicas de como podemos contornar:
- Se trata de um momento de introspecção, profissional e pessoal em que a humanidade está passando. Então devemos aproveitar para reconstruir, reatar, alimentar novos ou esquecidos sentimentos de amor, de afeto e de diálogo;
- Tempo é o único bem inegociável que temos. Gerencia-lo bem e de forma responsável para conseguir aproveitar ao máximo este momento de vida, é fundamental. Reuniões simultâneas das 08:00 às 20:00 horas não fará de ninguém super-herói. Bater recordes de reuniões diárias pode até trazer algum prazer profissional, mas depois de cada interação, assim como nas reuniões presenciais, gera-se uma sequência de afazeres, os chamados TO DO’s. Quando serão realizados? ;
- Durante as reuniões virtuais, assim como nas presenciais, um participante deve liderar a reunião, controlar o tempo, elevar o objetivo ao foco sempre e controlar as manifestações para que todos possam ser ouvidos de modo a somar as idéias e distribuir as atividades;
- Tal qual uma reunião presencial, as virtuais precisam ser saudáveis, todos devem sair com tarefas (responsável+data) e satisfeitos com o resultado final. O papel do líder é fundamental, pois a impessoalidade das reuniões pode criar um clima de insegurança e indiferença perigoso para a condução das atividades. Lembre-se, estamos em transformação de um modelo padronizado que possivelmente voltará, mas não como antes.
As tecnologias mais usadas são: Zoom, Webex, WhatsApp, Google Meet, Microsoft Teams e outros. Há que se debruçar nos detalhes de custo para algumas destas aplicações, bem como para a questão de segurança da informação. Pacotes free possuem menos features de segurança e de tempo de reunião, o que pode ser um inconveniente.
Não deixar que os momentos de descontração antes e depois das reuniões presenciais se percam, isto é fundamental, as pessoas sentem falta deste contato informal que os corredores dos escritórios proporcionam.
Por fim, aplicativos de reuniões possuem filtros que podem ser utilizados. Funciona assim: uma vez reproduzida a imagem através da câmera do seu dispositivo, a aplicação identifica o backstage e o deixa camuflado com a imagem escolhida por você. Mas cuidado! Uma vez um amigo torcedor de um time de futebol usando este processo na noite anterior em uma reunião virtual com amigos, aplicou o filtro do seu time de coração, esqueceu de o tirar e no dia seguinte em uma reunião de negócios todos ficaram sabendo qual era o seu time do coração, tornando o seu ambiente amplamente particular. O filtro é uma excelente feature para quem quer manter a sua privacidade, do seu lar e ainda gerar um momento de descontração. Contudo, todo o cuidado é pouco para evitar constrangimentos. Há quem prefira escancarar o seu ambiente particular ao público, o que pode ser interessante para quebrar o gelo da impessoalidade.
Nota: não há filtros contra choro de criança, latidos de cachorro, barulho da televisão. O espaço de trabalho veio abruptamente para o espaço familiar, compartilhando ambientes. Se não há escritório privativo na casa ou apartamento, cuidar para que todos se respeitem e usufruam de ambiente saudável, é importante. Manter a harmonia é primordial!
Cuide de você e de sua família. Estar em confinamento não significa que não precisa ter uma rotina. Estabeleça um processo bem definido e efetivo para se auto motivar constantemente. Construa sua agenda, respeite a si, seus colegas, sua empresa e sua família. Ah! Os horários de refeições devem ser respeitados, então trave sua agenda e aproveite para abraçar a sua família sempre que possível!
A influência das tecnologias em nossas vidas 